대학원생의 이메일 커뮤니케이션

학생들의 질문에 항상 만족스러운 대답을 해 주시고, 학생들의 요구에 항상 기대 이상의 것을 해 주시는 교수님을 지도교수님으로 모시고 있다면, 복 받았다. 학생 시절 내가 직접적으로 혹은 간접적으로 경험했던 많은 교수님은 그러시지 않았던 경우가 많았다. 논문을 쓰다가 부딪힌 문제에 대한 물음에 대한 만족스러운 대답을 지도교수에게 얻을 수 없는 경우가 아주 허다했으며, 어느 정도 진척이 있다고 생각하여, 그동안 작성한 논문을 지도교수에게 보여줬더니, 책상 위 귀퉁이 어느 한 곳에서, 혹은 받은 편지함 어느 깊숙한 곳에서 교수의 관심을 잃곤 했다.

왜 교수님은 학생들의 질문과 요구에 만족스러운 대답을 주시지 않을까? 이 글의 첫 문장을 다른 각도에서 다시 써보겠다. 자신의 질문에 지도교수님이 항상 만족스러운 대답을 주시고, 자신의 요구사항에 기대 이상의 것을 지도교수님이 해 주신다면, 질문과 요구를 하는 방법을 알고 있다는 뜻이다. 내가 이 글에서 말하고자 하는 것은, 지도교수님이 학생 지도에 얼마나 열의가 있느냐와는 무관하게, 학생의 관점에서 지도교수에게 어떻게 접근하는 것이 가장 좋을까 하는 것이다.

이메일 커뮤니케이션

대학원에서 지도교수를 직접 만나서 대화하는 것 다음으로 중요한 것이 이메일을 통한 커뮤니케이션이다. 이메일을 어떤식으로 보내는 것이 좋을지 한 번 생각해보자.

“교수님, 제가 현재 작성하고 있는 논문을 보내드립니다. 괜찮은지 한 번 봐주십시오.”

아주 높은 확률로, 교수님은 괜찮은지 봐주지 않는다. 어떤 경우에는, 논문의 논리나 내용이 아니라 그저 기계적으로 글쓰기 자체에 대한 제안만 해주기도 한다. 논문이 완성되어 가고, 어느 시점이 되면, 지도교수가 학생의 논문을 전체적으로 꼼꼼히 읽어 보고, 여러 가지 문제점 및 개선안을 알려줄 필요가 있겠지만, 대부분은 저렇게 이메일을 보내면, 안 읽어본다.

문제점이 뭘까? 일단 교수는 바쁜데, 학생이 연구한 내용에 대해서 자세히 알려고 하면 투자해야 하는 시간이 너무 많다. 위와 같은 식으로 질문/요구를 한다면, 문제점에 대한 해결방안을 생각해 내는 데 필요한 시간보다, 문제점이 무엇인지를 찾아내는 데 투자해야 하는 시간이 더 많다. 교수는 아마 그 일을, 언제가 될지 모르는, 나중의 여유시간으로 미룰 것이다. 그리곤 잊을 거다.

학생이 작성하고 있는 논문에서 문제가 될 만한 부분은 학생은 대체로 이미 알고 있다. 교수가 더 잘 알고 있다면, 학생이 논문을 쓰고 있는 것이 아니라, 교수의 논문을 그저 도와주고 있을 확률이 높다. 공부를 안 해서 불안한 내용에서, 꼭 시험 문제가 출제되고, 프로젝트 발표를 하는 데, 어떻게 설명해야 할지 자신이 없어 불안한 곳에서 꼭 교수님의 날카로운 질문이 들어온다. 자신 없는 부분은 본인이 이미 알고 있다.

논문 전체를 던지는 대신, 자신 없는 부분에 대한 것을 콕 찍어, 질문을 쪼개서 간단하게 만든다. 그 리스트를 만들고, 그 리스트의 각각의 항목의 핵심적 질문을 쓴다. 그리고는 그 리스트를 논문과 함께 이메일로 보낸다.

아니다.

그 리스트의 항목 한 개, 혹은 두 개, 아주 많이 양보해서 세 개 정도만 보낸다. 질문이 얼마나 대답하기 쉬운 질문인지에 따라 달렸다. 질문을 쪼개고 쪼갰지만, 그래도 여전히 대답하기에 생각을 꽤 해 봐야 하는 질문이면 한 번에 한 개만 보낸다. 이메일로 질문하는 경우에, 그 이메일에 대답하기 위해 오랜 생각이 필요한 경우라면, 교수는 어쩌면, 나중의 여유시간으로 대답을 미룰지 모르고, 아마 그리곤 잊을지도 모른다. 여러 질문을 한꺼번에 보내면, 교수가 질문 하나에 대한 대답은 가지고 있지만, 나머지 질문들에 대한 대답은 생각을 좀 해봐야 해서, 답장을 미루다가, 그 하나의 대답마저 못 듣게 되는 경우도 생긴다. 교수마다 반응이 좀 다를 수도 있겠지만, 적어도 내 경우에는 이런 식으로 답장을 미뤘다가, 결국은 학생에게 답장하는 것을 잊은 경험이 있다.

물론, 연구라는 것이 아무리 단계를 쪼개고 쪼개도, 더는 간단해질 수 없을 때가 있고, 어쩔 수 없이 오랫동안 생각을 해야 답을 얻을 수 있는 경우가 있을 거다. 하지만 많은 경우에 여전히 질문의 단위를 쪼개면, 그 질문에 대한 대답은 쉽게 얻을 수가 있으리라 생각한다.

질문하는 방식

쪼개진 물음도 질문하는 방법의 차이가 있을 수 있다. 다음의 두 가지 질문을 비교해보자.

  1. ABC 방법으로 접근했더니, 이러이러한 문제가 생겼습니다. 이 문제를 해결하려면 어떻게 해야 할까요?
  2. ABC 방법으로 접근했더니, 이러이러한 문제가 생겼습니다. 이 문제의 핵심은 ABC 방법이 def 요소를 고려하지 않는다는 것입니다. def 요소를 고려하는 DEF 방법이나, GHI 방법을 사용해서 접근해보려고 합니다. 어느 방법이 더 나을까요?

1번의 질문도 교수의 답을 얻을 수 있을 것이다. 그런데 2번 질문이 훨씬 더 대답하기 쉬운 질문이다. 아주 간단하게는, 1번 질문은 주관식이고, 2번 질문은 객관식이기 때문이기도 하지만, 2번 질문이 답변자가 생각해야 하는 길을 간략화시켜주었기 때문이다. 좋은 학생이라면, ABC 방법으로 접근해서 문제가 생겼을 때, 왜 문제가 생겼는지, 어떤 대안이 있을지, 고민해 보았을 거다. 1번 질문에서는 학생의 그 고민을 질문에 포함을 시키지 않았고, 2번 질문에서는 그 고민을 질문에 포함했다. 교수는 학생의 고민이 정말로 무엇인지를 쉽게 알 수 있고, 학생이 이미 해 본 고민의 사고 과정을 따라가면서 문제에 대해서 생각해보기가 쉽게 된다.

2번과 같은 질문에서도, 교수의 답이 반드시 DEF, GHI 둘 중 하나를 선택하는 대답이 아닐 수도 있다. 발생한 문제가, 실제로는 문제가 아니라는 대답이 돌아올 수도 있고, def 요소가 핵심이 아니라고 할 수도 있고, JKL 방법을 제안할 수도 있다. 어찌 됐든, 1번 질문보다는 2번 질문이 훨씬 나은 질문이다.

물론 2번과 같은 방식으로 질문 할 경우에도, 이메일을 너무 길게 쓰면 안 된다. 핵심만 추려서 질문해야 한다. 이메일을 너무 길게 쓰면, 교수가 읽는 것조차 미룰지도 모른다. 핵심 내용을 도저히 간단하게 추릴 수 없을 경우에는, 간단하게 설명하고 언제 만나서 의논할 수 있을지를 물어보자. 자세한 이야기는 우리 만나서 해

좋은 질문을 하기 위해서, 질문을 작은 단위로 쪼개다 보면, 교수에게 이메일을 보내기 전에 학생 스스로 해답을 얻을 가능성도 많다. 해답을 얻지 못해 질문하는 많은 경우는 본인 스스로 질문의 핵심이 무엇인지 잘 몰라서 일 수 있는데, 이 경우 질문 쪼개어, 질문의 핵심을 파악하는 것이 스스로 답을 찾는 과정에 도움이 된다. 파인만 알고리즘(Feynmann Algorithm)에 대한 앞의 글을 참고하자.

지도교수는 대체로 학생들의 일을 도와주고 싶어하고, 좋은 관계를 맺고 싶어한다. 물론, 그렇지 않은 교수도 있겠지만, 대부분 교수는 자신의 학생이 좋은 결과를 낼 수 있도록 도와줄 준비가 되어 있다. 그런데 많은 경우에 학생이 원하는 것이 무엇인지 몰라서, 혹은 원하는 것이 무엇인지 알아내는 데 시간을 너무 많이 투자해야 할 때에는 도와주고 싶으나, 도와줄 수 없을 수도 있다. 교수에게 질문하고 요구 할 때, 만족스러운 대답과 반응을 원한다면, 교수가 대답하는 데 필요한 시간을 줄여 줘야 한다.

그리고 이메일의 제목과 내용은 일치해야 한다. 잊고 있던 학생의 질문이 생각이 나서, 검색했는데, 제목과 내용이 일치하지 않는 경우, 제대로 찾기는 굉장히 어렵다. 실험 내용에 대한 대화를 하는 이메일에 답장을 보내면서 학회에 보낼 초록에 대한 질문을 같이 보내지 말자. 새로운 이메일을 새로운 제목으로 쓰는 것이 옳다.

이 글은 사실, “하나의 이메일에는 하나의 질문/요구만을 담아야 하고, 될 수 있는 한 짧게 보내야 한다.”는 사회생활에 필요한 이메일 예절을 쓸데없이 길게 쓴 것에 불과하다. 그리고 내가 대학원 진학 전에 참석했던 한 모임에서 접한 “교수의 시간을 아껴주는 학생이 좋은 학생이다.”라는 짧고도 함축적인 조언을 역시 쓸데없이 길게 쓴 것에 불과하다.

이메일 형식과 예절

이메일을 문자 메세지처럼 쓰지 않기를 바란다. 이메일은 사실 굉장히 “보수적”인 커뮤니케이션 방법이다. 많은 경우에 원래 종이에 써서 우편으로 보내던 것을 컴퓨터 네트워크를 사용하는 것으로 바꾼 것으로 받아들여진다. 지도교수와 자주 교신하는 경우에는 그정도는 아니겠지만, 그래도 문자 메세지만큼 캐주얼하지는 않다. 그래서 최소한의 형식을 지키는 것이 좋다. 영어로 이메일을 보내는 경우를 살펴보자.

Dear Dr. <교수의 Last Name>, —- (1)

<본문> —- (2)

Thanks, —- (3)
<내 이름> —-(4)

이 정도가 최소한의 형식이다. 받는 사람과의 친밀도에 따라 1번, 3번, 그리고 4번을 어떻게 쓰느냐가 달라지기도 한다. 그리고 나라, 학교, 학과의 분위기에 따라서 지도교수를 First Name으로 친밀하게 부르는 경우도 있고, 절대로 그래서는 안 되는 경우도 있다. 잘 모를 때는 위의 예에서 처럼 정중하게 쓰도록 하자.

재미있게도 3번과 4번 항목에도 여러가지 선택 사항이 있다. 3번에서 자주 사용되는 맺음말로는 다음과 같은 것들이 있다.

  • Best Regards
  • Regards
  • Best Wishes
  • Best
  • Sincerely Yours
  • Sincerely
  • Thanks

상황에 맞게 잘 써야 할 것이다. 판단이 잘 안 될 경우에는 정중한 표현인 “Best Regards”가 가장 안전한 선택이다.

학생의 경우에는 자신의 First Name을 4번 항목 <내 이름>에 쓰면 된다. 예전에 어떤 직장인이 비행기에서 이메일을 쓰는 모습을 뒷자리에서 우연히 보게 된 일이 있었는데, 이메일 내용은 제법 빨리 채우더니 4번 자기 이름을 쓰는 곳에서 수십번을 쓰고 고쳐 쓰는 모습을 본 적이 있다.  이메일 받는 사람들이 아마 상급자와 하급자, 그리고 외부 인사들로 섞여있었던 복잡 미묘한 상황이 아니었나 추측한다. 예를 들어 이름이 Donald J. Trump라면 굉장히 많은 선택 사항이 있다.

  • Donald Trump
  • Don Trump
  • Trump
  • Don
  • DJT

이메일을 같은 주제로 여러번 주고 받는 경우 답장을 보낼 때는 다른 부분을 다 생략하고 본문만 쓰기도 하고, 본문에 마지막으로 내 이름만 덧붙여 쓰기도 한다.

한글로 보내는 경우에는 비슷하게

홍길동 교수님께,

<본문>

감사합니다.
아무개 드림 (혹은 올림)

정도면 대부분의 경우 괜찮을 듯 하다.

이메일의 실제 예

다시 이메일 본문을 어떻게 쓰는 것이 좋을지로 돌아가서, 내 학생에게 받았던 이메일들 중에서 좋았던 이메일과 그렇지 않았던 이메일을 예로 들어보겠다. 이메일에 등장하는 이름들은 익명성을 위해 다른 이름을 사용하였다.

Title: quick question for XXXXX case study

Hi Dr. Kwon,

I’ve asked Barrack Obama for the data of XXXXX network. But there is no data for link accident probability associated with each commodity (since your paper on generalized bounded rationality doesn’t need that data).

I am wondering how I can generate this type of data. I’ve checked your worst case CVaR routing paper and found a formula to calculate accident probability (only related to link distance). In that paper, there is no emphasis on multi-commodity. Does that make sense to provide all four kinds of hazmat for XXXXX network with same link accident probability in our model?

Thank you!
Michelle

제목도 비교적 명확하고 어떤 문제가 있는지, 어떤 것을 시도해보았는지, 어떤 대답을 원하는지 잘 이해할 수 있어서, 쉽게 답을 줄 수 있었다. 물론 내 대답은 간단한 예/아니오는 아니었고, 학생이 고려하지 않았던 점들을 알려줘야 했지만, 질문과 이메일 내용이 명확했기 때문에 손쉽게 학생이 갖고 있는 문제점을 파악하고 답을 줄 수 있었다.

다른 예를 보자.

Title: Figure

Hi Dr. Kwon,

Please check the diagram. It’s not the same as we expected.

Best regards,
Donald

학생과 미팅을 했을 때 컴퓨터로 계산 실험을 하기로 했고, 그 결과를 그래프로 그려서 이메일로 보내왔다. 학생이 보기에 그 그래프가 이상했고 미팅 시간에 이야기 하면서 예측했던 결과와 달라 보였기 때문에 무언가 문제가 있다고 생각되어서 이메일을 보내왔다. 보내온 그래프에는 여러가지 메세지가 섞여 있었기 때문에, 그 중 어떤 점을 말하는 것인지 나는 쉽게 알아차릴 수 없었고, 게다가 미팅 시간에 어떤 것을 기대했었는지 잊어버렸다. 이 놈의 기억력 결국 어떤 점이 이상한지를 묻는 이메일을 다시 보내야했다. 학생의 이메일이 짧고 간결한 것은 좋았으나, 제목과 본문 모두 지나치게 간결했다.

다음 글을 참고하자.

 

 

 

사족. 같은 주제로 자주 대화를 주고 받아야 하는 경우에는 이메일이 사실 그리 효율적인 커뮤니케이션 수단은 아니다. 그래서 최근에는 Slack같은 도구를 사용하는 그룹이 늘어나고 있다. 나도 학생과 연구에 대한 논의를 주고 받기 위해서 Slack을 사용하기 시작했는데, 나도 학생도 아직 익숙하지 않다. 학교나 연구소에서 Slack을 어떻게 사용하고 있는지는 다음 글들에 잘 나와있다.

 



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3 thoughts on “대학원생의 이메일 커뮤니케이션”

  1. 항상 말씀하신 것처럼 형식을 갖춰 보내는 편인데요, 교수님께서 답장을 문자 메세지 형식으로 주시면 어떻게 반응해야 할 지 잘 모르겠습니다. 특히 짤막한 질문을 메일로 보내시는 교수님들께 형식에 딱딱 맞춰서 답하게 되면 답답해하실까봐 걱정되는 경우도 있습니다. 이런 경우는 어떻게 해야 할까요?

    1. 권교수님께서 보다 현명한 답변을 해주시리라 믿습니다만, 제 개인적인 생각으로는 교수님께서 어떤 형식으로 답장을 하시던 학생은 예의를 갖추고 최소한의 형식을 갖추어 메일을 드리는 것이 좋다고 봅니다. 뭐랄까… 군대 고참이 편하게 하라고 했다고해서 이등병이 진짜 편하게하면 은근히 괘씸해지는 뭐 그런 오묘한…? ^^;

    2. 손준보 교수님 말씀대로 잘 모르겠고 애매하면 그냥 정중하게 가는 것이 안전합니다. 제 생각에는 교수님이 보낸 이메일에 답장을 보내는 경우에는 조금 간략하게 가도 괜찮지 않나 하는 생각입니다. 물론 학사아무개님의 지도교수님이 어떻게 생각하시는지는 아무도 알 수 없습니다 🙂
      예를 들어서,

      교수님, 답장 잘 받았습니다. 새로 업데이트 사항이 있으면 알려드리겠습니다.
      아무개 드림

      정도면 답장에서 조금 덜 형식을 갖춘 것 같이 느껴질 것 같습니다. (“홍길동 교수님께” 부분이 빠지고 호칭부분이 그냥 “교수님,”으로 문장 속에 같이 들어갑니다.)

      이메일 답장이 몇 번을 왔다 갔다 하는 상황이라면,

      파일 잘 받았습니다. 실험이 끝나면 다시 연락 드리겠습니다.

      처럼 본문만 간략하게 써도 무리가 없을 것 같습니다. (교수님 호칭이 완전히 빠졌고, 보낸 사람 이름도 빠졌습니다.)

      나중에 적당한 기회에 교수님께 직접 여쭤보는 것도 좋을 것 같습니다. 일반적인 이메일 예절에 대해 질문을 하면서 말이죠 🙂

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